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201303/07

档案的保密工作要处理好五方面的关系

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  档案的保密工作要处理好五方面的关系

  很多档案信息涉及国家的安全和利益,涉及经济技术秘密,涉及社会秩序和个人隐私等内容。所以利用档案信息资源,必然会涉及档案信息的保密问题。笔者从长期的工作实践中认识到,要做好档案的保密利用工作,在实际工作中必须把握和处理好以下五方面关系。

  一、要把握和处理好保密与利用工作的关系

  在浩如烟海的各类档案中,有相当一部分是涉密档案。根据《保密法》规定,这部分档案划分为“绝密”、“机密”和“秘密”三级。做好涉密档案的保密工作,是档案工作者的神圣职责。涉密档案应该保密,但保密的目的之一是为了利用,是有时间、地点、范围限制的利用。保而不用,只会失去保密的意义和档案的价值。当然,利用必须是在保密基础上的利用,无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。保密和利用两者都十分重要,档案工作者在思想认识和实际工作中,必须把握处理好两者的关系,不可偏废。

  利用档案为实践活动服务,具有极为重要的现实意义。然而,在实际工作中普遍存在着重保轻用,利用不足的弊端。档案工作者害怕失密,或心存顾虑,不敢大胆利用,使很有利用价值的档案被束之高阁,造成档案资源的浪费。笔者认为,两者主要矛盾在档案工作者一边。档案工作者一定要解放思想,端正认识,与时俱进,改变传统观念,在严格做好保密工作的基础上,积极为利用者提供方便,才能使档案的价值真正在利用中体现出来。

  二、要把握和处理好制度与措施的关系

  俗话说,没有规矩,不成方圆。既要档案保密,又要大胆利用,必须有一整套严格的制度和与之配套的措施作为保障。有制度无措施,执行起来就会落不到实处。有措施而无制度,则会纲目混乱,难以长期坚持执行。两者是相辅相成,互为补充的。以笔者所从事的档案工作实际为例,建立了档案阅览制度、外借制度、复印制度等,规定不同的审批手续,做到档案利用工作有章可循。与此同时,按照中央相关法律法规,对收发、分送、传递、借阅、移交、销毁等各个环节,建立相关工作措施。为保证各项制度和各项措施的落实,建立了由主要领导同志任组长的保密工作领导小组,定期监督检查。由于有多项制度和措施保证了档案保密与利用有章可循、有条不紊实施,收到较好的实效。

  三、要把握和处理好“死”与“活”的转化关系

  根据《保密法》对涉密档案分为三级的规定,是为了让档案工作者根据不同密级采取不同的管理措施,最大限度地利用档案。同时,根据国家还规定了涉密档案的保管期限,除有特殊规定外,绝密级事项不超过30年,机密级事项不超过20年,秘密级事项不超过10年,保密事项在其确定的期限内,受国家保护。但是涉密事项不是一成不变的,保密期届满,就失去了它的保密价值,这部分档案便死而复活。在思想认识上,一成不变地看待档案的涉密性,无视涉密性的时效和范围是不对的。而缺乏保密观念,对涉密档案无视其秘密性,无限地扩大开放利用范围,也是错误的。档案工作者必须对涉密档案进行科学管理,及时区分保密期限,掌握“死”与“活”。严格划清活密与死密的界限,确定哪些档案可开发利用;哪些在一定范围内利用;哪些还不能提供利用。使死档案复活,最大限度地开放利用。

  四、要把握和处理软件与硬件的关系

  所谓软件,是指人的思想建设。再好的制度和措施都是要相关人员去遵守和执行。既要重视涉密档案管理有关设施的硬件建设,更要加强档案保密利用工作的思想建设,否则,很难收到预期效果。因此,必须加强档案保密法制教育,增强广大干部群众的保密观念。同时,要大力开展档案保管利用的宣传工作。以笔者所在单位为例,根据档案保密管理的要求,设立了专门的档案库房,与办公室分开,配备温湿度机、去湿机和粉碎机等专用设备。与此同时,广泛开展宣传教育,特别是对涉密人员、管理部门工作人员、新进和调离重要岗位的工作人员进行档案保密和利用教育。要求全体工作人员,对不该知道的秘密不问、不看、不记;不在通信中涉及国家秘密;不与亲属、朋友等无关人员及在公开场合谈论秘密;不向外泄露领导同志的地址、电话及行踪;不向外泄露尚未公布的突发事件;不隐瞒泄密事件。同时档案工作者是具有特殊身份和地位的人员。有知密早、知密多、知密深的特性。必须切实加强档案工作者的政治素质修养,提高保密意识,做到守口如瓶。由于既有硬件保证,又有软件相配合,收到了很好的效果。

  五、要把握好纸质档案和电子档案的关系

  纸质档案作为传统档案,是做好档案保密与利用工作的基础部分。这个基础必须夯实。作为档案工作者对所保管的档案务必做到不损坏、不丢失、不散乱、不泄密,为开发利用档案信息资源作贡献。同时,随着科学技术的发展,电子档案异军突起,已与纸质档案并驾齐驱。做好电子档案的保密和开发利用工作,应对高科技的挑战,已是当务之急。笔者认为,一方面要创造必要条件,提高档案工作者科学技术水平,特别是计算机网络保密知识。同时,要积极构建本部门信息系统主体,及其与外界关联行为约束机制。凡涉密网络一定要与互联网实行物理隔离;定期进行网上信息检查,确保涉密信息不上网。笔者以本单位工作实际为例,在内外网密级文件管理上,按规定做到专机专用,使涉密计算机不联网、涉密文件不上网、上网文件不涉密,内网上的各类信息资料不转载到外网上或其他公共网,也不在涉密与非涉密计算机之间互用。涉密移动盘不上联网计算机,硬盘带数据的变旧电脑须统一处理等。由于妥善处理两种不同功能的档案关系,使档案的保密利用工作,取得较好的收效。